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Un perfetto virtual meeting
26 Maggio 2022|Marketing BasicMarketing Video

Un perfetto virtual meeting

Un perfetto virtual meeting

Il virtual meeting è l’argomento che oggi trattiamo a Playmarketing. Supportati da un articolo letto su hbr.org parleremo delle regole da seguire per migliorare l’efficacia di questi incontri virtuali.

Virtual meeting: il Covid ha cambiato il mondo.

Il Covid 19 ha cambiato il mondo del lavoro e il modo di lavorare. Come ben sappiamo, si è iniziato a lavorare da remoto. Di conseguenza, grazie ai supporti digitali le riunioni si sono svolte sotto forma virtuale. Si badi bene: le riunioni virtuali sono una modalità che esiste da tempo. Ma si trattava di eccezioni, non della normalità. Oggi molti team che potrebbero tranquillamente riunirsi fisicamente preferiscono farlo adottando la modalità virtuale. Nessun problema, a patto che vengano rispettate poche semplice regole. E’ noto infatti che qualcuno tende ad approfittare della virtualità svolgendo più attività contemporaneamente, oppure distraendosi e non prestando la giusta attenzione. Poche, semplici regole aiutano a gestire nel migliore dei modi le riunioni a distanza. Vediamo quali sono.

Prima regola: il piacere di guardarsi negli occhi

Sembra una banalità, eppure è importante: invece di usare le telefonate multiple utilizza uno dei molti programmi – come Skype, Zoom o GoToMeeting – che offrono la possibilità di realizzare videochiamate

Seconda regola: concedi l’eccezione

Le videochiamate richiedono parecchia banda. Può accadere che non tutti i partecipanti dispongano di una connessione internet adeguata. Come ricordavamo prima, “guardarsi negli occhi” è infinitamente meglio, ma comunque accetta la possibilità che qualcuno partecipi solo in voce.

Terza regola: prepara e verifica con buon anticipo
Non sono ammessi ritardi, mal funzionamenti e soprattutto irritanti attese perché Tizio non ha scaricato il programma di videochiamata e Caio non ha imparato ad usarlo. La regola è semplice: tutti i partecipanti devono essere informati con largo anticipo riguardo ai supporti tecnologici che verranno impiegati.

Quarta regola: qualità delle riprese

La comunicazione visiva si basa anche sui registri non verbali. È quindi indispensabile che i volti di tutti i partecipanti siano inquadrati correttamente dalle webcam

Quinta regola: prepara l’agenda della riunione

Virtuale o reale, la programmazione è tutto. Il suggerimento è di preparare la riunione on-line come se si svolgesse con tutti i partecipanti nella stessa stanza. Bisogna quindi definire l’agenda dell’incontro, le regole di discussione, la durata degli interventi eccetera.

Sesta regola: sii conciso e diretto

Guai a dilungarsi troppo nelle presentazioni: regola che vale sempre e ovunque ma che nella realtà di una conversazione online va moltiplicata per cento. Sintesi, chiarezza e semplicità sono d’obbligo. E non scordarti di condividere il tuo schermo con gli altri partecipanti

Settima regola: favorisci un clima sereno

Poiché non sai cosa può essere accaduto a livello personale ai dipendenti con cui sei collegato on-line, cerca di mettere tutti a proprio agio; particolarmente chi può essere ancora scosso dall’isolamento imposto dalla pandemia.

Ottava regola: scegli un mediatore

Gestire una riunione online non è semplice. Fai in modo che ci sia qualcuno in grado di guidare l’incontro. Una persona autorevole che sviluppa l’ordine del giorno e gestisce gli interventi affinché il confronto si svolga in modo ordinato. L’ideale è che il moderatore sia una persona in grado di risolvere anche eventuali intoppi tecnici.

Nona regola: stimola i partecipanti

I più introversi possono trovarsi in difficoltà in una riunione online. Per evitare che ciò accada, fai qualche domanda ogni tanto, interpellando i partecipanti. Ci sono programmi specifici che aiutano la gestione delle discussioni online: alcuni di essi sono dotati di uno strumento per prenotare l’intervento e chiedere la parola.

Decima regola: raccogli i dati in tempo reale

Raccogliere dati di qualità nel corso di una video call è tutt’altro che semplice. In nostro aiuto intervengono software come Poll Everywhere. Questo software invia sintetici questionari ai partecipanti del meeting via smartphone. Consente di ottenere opinioni su quanto accade in tempo reale senza interrompere il flusso della conversazione

Undicesima regola: non temere la complessità

Se ben condotti anche i meeting online sono molto efficaci. Il segreto consiste nel trovare il giusto equilibrio e mettere a proprio agio i partecipanti. Con un po’ di allenamento si riesce ad affrontare anche questioni assai complesse.

Dodicesima regola: esercizi online

Può sembrare buffo, ma non lo è: esercita il tuo team a riunirsi online anche se tutti i membri sono nello stesso edificio “in presenza” fisica. Alla fine del meeting sarà utile incontrarsi fisicamente e confrontare l’esperienza. Cosa può essere migliorato? Cosa impedisce una maggior produttività?

Se stai pensando a come programmare un virtual meeting per la tua azienda, chiedici un incontro senza impegno, parleremo proprio di come creare un virtual meeting di successo: clicca qui.

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Chi Sono
Ciao! Il mio nome è Gianni. Sono un progettista di Marketing e questo è il mio blog.
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