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Workflow management: come migliorare i processi in azienda?
2 Giugno 2021|Demand Generation

Workflow management: come migliorare i processi in azienda?

Workflow management: come migliorare i processi in azienda?

Bentornati sul blog di Playmarketing! Oggi parliamo di workflow management e di come l’applicazione di un sistema di controllo dei flussi di lavoro possa migliorare i processi aziendali. Ma diamo un po’ di definizioni e scopriamodi più grazie al supporto di un articolo pubblicato su kissflow.com.

“A che punto siamo con questa approvazione?”

“Ho inviato una mail, l’hai vista?”

“Potresti inviarmi di nuovo quel documento?”

Se lavori in un’azienda ti sarà sicuramente capitato di porre (o sentirti fare) queste domande. Al giorno d’oggi, con la tecnologia che ci viene in aiuto per qualsiasi cosa, è impensabile gestire manualmente i flussi di lavoro tramite e-mail: non solo generano confusione, ma rendono difficile individuare materiali, scadenze, ecc.

Le grandi aziende hanno risolto questo problema già da un po’ affidandosi al workflow management: una corretta gestione delle operazioni fa funzionare tutto meglio. Organizzazione, definizione di progetti e scadenze, raggruppamento di documenti in un unico luogo fa guadagnare tempo e lavorare in maniera più precisa e ordinata.

Che cos’è il workflow management?

Rientra nella definizione workflow management l’impegno a creare e ottimizzare percorsi per rendere il lavoro più semplice. Ciò include la ricerca di attività ridondanti, la mappatura del flusso di lavoro, l’automazione del processo e l’identificazione di aree di miglioramento.

Un flusso di lavoro è composto da tre elementi fondamentali:

  • passaggi predefiniti: sono una struttura predefinita di attività nel flusso di lavoro. Questi passaggi descrivono tutte le attività e le relative fasi del flusso di lavoro – dall’inizio alla fine. I passaggi possono essere manuali o automatizzati; si suddividono, inoltre, in lineari, ramificati, e una combinazione di entrambi.
  • Stakeholder: sono i soggetti responsabili dell’esecuzione di compiti specifici nel workflow. In alcuni flussi di lavoro le attività sono completamente automatizzate, rendendo gli stakeholders meno coinvolti. La loro partecipazione avviene in caso di problemi o condizioni straordinarie.
  • Condizioni:sono le regole che controllano il flusso di lavoro. Esse determinano quando viene completato uno step e su cosa si deve lavorare successivamente.

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3 pratiche basilari di workflow management

La gestione del flusso di lavoro, vista la sua utilità, dovrebbe diventare la priorità di ogni imprenditore che ha un’azienda. Ecco tre pratiche di base per la gestione del flusso di lavoro che vale la pena prendere in considerazione.

  1. Flussi di lavoro chiaramente definiti

Per ogni reparto della tua azienda, a volte  nascosti, ci sono spesso centinaia di flussi di lavoro. Per gestirli al meglio, sia tu che i tuoi dipendenti dovete conoscerli. Non è necessario automatizzarli tutti, ma per lo meno “schedarli” e sapere che esistono: quando sarà necessario cercare documenti o informazioni, nessuno dei tuoi dipendenti dovrà impazzire leggendo centinaia di mail o scavando nei software aziendali.

  1. Flussi di lavoro prioritari e semplificati

I flussi di lavoro prioritari sono quelli che operano al massimo della funzionalità, sono veloci, agili e orientati agli obiettivi. Per iniziare, prova a sperimentare il workflow management per quanto riguarda i processi di venditaoppure, in alternativa, sull’assunzione dei dipendenti e il loro inserimento. Le attività collegate a questi flussi di lavoro sono importantissime ed hanno un impatto enorme sulle aziende.

Allo stesso modo, occupati dei flussi di lavoro sussidiari, ovvero quelli che operano in funzione dei primari. Tieni bene a mente le priorità.

  1. Monitoraggio e ottimizzazione costanti

I flussi di lavoro, per essere efficienti e portare benefici all’azienda, devono essere costantemente monitorati e ottimizzati. Nessun workflow è perfetto – o meglio, lo è solo sulla carta. Proiettato nella vita reale, esso avrà bisogno di essere perfezionato e corretto in corso d’opera.

Un’azienda che utilizza flussi di lavoro efficienti sarà in grado di portare a compimento tutti gli obiettivi che si è prefissata.

Quindi, per riassumere il tutto, come si può mettere in pratica il workflow management? Adottando un sistema di workflow management (o sistema di gestione del flusso di lavoro), ovvero un software progettato per aiutare a semplificare i processi aziendali e raggiungere un’efficienza ottimale. I sistemi di gestione del flusso di lavoro si basano sull’automazione, nonché sulla creazione di varie task – che vanno completate.Le attività nei flussi di lavoro possono essere svolte da sia un essere umano, sia da un sistema.

Cosa ne pensi di questo articolo? Vuoi saperne di più? Non esitare a contattare il team Playmarketing.

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Ciao! Il mio nome è Gianni. Sono un progettista di Marketing e questo è il mio blog.
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